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Ein neues Ablagesystem, papierloses Büro, Emailmanagement: Die Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren, sind vielfältig. Für viele Unternehmen sind sie von großer Wichtigkeit – und mitunter sehr teuer: langwierige Schulungen, Seminare und externe Trainer kosten Zeit und Geld.
- intuitive Bedienung ist Voraussetzung für Alltagstauglichkeit von IT
- Computer bieten großes Einsparpotenzial im Zeitmanagement
- mit der Cloud-Technologie kann auch von unterwegs aus gearbeitet werden
Ein Großteil europäischer Arbeitnehmer arbeitet am Computer. Wie insbesondere bei der Bildschirmarbeit wertvolle Zeit eingespart und effizient nutzbar gemacht werden kann, haben sich deshalb bereits viele Softwareentwickler gefragt. Mit Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystemen konnte eine günstige und schnell einsetzbare Antwort gefunden werden.Dabei gehen die verschiedenen Anbieter durchaus unterschiedliche Wege. So gibt es Lösungen für das iPhone, das iPad oder Android-Smartphones, andere spezialisieren sich auf die Arbeit am Desktop und bieten Lösungen für den Windows-PC und Mac an. Eine dritte Alternative stellen Web Apps dar, die den Vorteil bieten, von jedem Endgerät aus genutzt zu werden. Doch hat jede dieser Optionen seine Nachteile. So gibt es bei der letztgenannten Webapplikation keine Möglichkeiten einer Tiefenintegration am jeweils benutzten Gerät, da das Programm über den Standardbrowser aufgerufen wird. Tiefenintegration bedeutet, die spezifischen Vorteile der jeweiligen Hardware bestmöglich auszunutzen (so kann bspw. Drag&Drop von und zu Outlook nur auf einem Windows-PC genutzt werden, da es das Programm nur dort gibt).
One for All? KOI!
Eine Möglichkeit, alle Plattformen zu vereinen und dennoch auf jede einzeln einzugehen stellt Over-the-Air-Service dar. Damit wird für jedes Betriebssystem ein spezieller Client zur Verfügung gestellt, die Daten werden aber zentral auf einem Server gespeichert, verarbeitet und gesendet. Damit ist die funktionelle Nutzung der Ressourcen jedes Endgeräts gegeben, gleichzeitig ist man aber auch flexibel und nicht an eine einzelne Plattform gebunden.
KOI steht für Kommunikation, Organisation und Information und wurde vor allem für mittelständische Betriebe entwickelt. Mit der intuitiv bedienbaren Software können Projekte geplant, strukturiert und bearbeitet werden. Da auch Dokumente mit den Aufgaben zentral in der Cloud gespeichert werden, hat jeder Mitarbeiter stets Zugriff auf seine Daten. So lässt sich auch während Geschäftreisen oder von zu Hause aus gezielt weiterarbeiten – auf PC, MAC oder Smartphone.
Organisation auf der ganzen Linie: Work-Life-Balance
Ganz wichtig für die Nutzbarkeit einer Software ist es, sie privat und beruflich nutzen zu können. Haben die meisten Mitarbeiter zwar im Büro mit Outlook zu tun, organisieren sich doch die wenigsten privat damit. Das bedeutet, dass sie in der Freizeit ein zweites System für ihr Zeitmanagement nutzen. Diese Trennung bringt unweigerlich Überschneidungen, Doppelgleisigkeiten und andere Schwierigkeiten mit sich, die die Produktivität gravierend verringern.
Wie schön wäre es, am Arbeitsplatz schnell eine private Aufgabe eingeben zu können, um danach gleich wieder mit voller Konzentration bei der Arbeit zu sein. So wird man nicht den ganzen Tag von Gedanken an private Erledigungen gegeißelt oder gerät gar in Versuchung diese sofort am Arbeitsplatz zu erledigen, um sie später nicht zu vergessen.
Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
„Immer mehr Arbeitgeber stehen unter erhöhtem Produktivitätszwang. Aber wie sie effizientere Arbeitsabläufe einführen und ihre Arbeitnehmer wirkungsvoll einsetzen können, wissen die wenigsten. Hier sind die Software-Anbieter gefragt,“ sagt Michael Stark, Gründer und Geschäftsführer von KOISolutions. „Wir bieten mit KOI eine Lösung, die im Bedarfsfall individuell erweiterbar ist und die binnen kürzester Zeit nachhaltige Prozessoptimierungen und effektive Strukturen schafft.“
Damit steht fest: Die Anschaffung einer Projekt- und Aufgabenplanung bringt Vorteile für beide Seiten. Sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber profitieren von der besseren Organisation!
Weitere Informationen
Hier noch einige weiterführende Links für interessierte Leser zum Thema “Work-Life-Balance”.
http://www.familieundberuf.at/f… – Studie der dt. Bundesministerien zum Thema
http://www.bmfsfj.de/Redakti… – Zusammenfassung der Studie zum Thema
http://www.sueddeutsche.de/ka… – Bericht der Süddeutschen
http://www.work-innovation.de/b… – Blog work.innovation zum Thema
http://www.zeit.de/20… – Zeit Online analysiert das Thema umfangreich
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Danke für die tollen Links! Sehr interessant!
Gerne! Danke auch Dir für das Lob!
Ich muss in der Arbeit mit Outlook arbeiten, weil es von meinem Arbeitgeber so vorgegeben wird. Zusätzlich haben wir ein Programm, in dem ich mit meinen Kollegen zusammenarbeiten kann. Und privat nutze ich nun seit Kurzem KOI (davor hatte ich ein anderes Task Management Tool). Es wäre für mich wirklich eine Erleichterung, wenn ich alles in einem Programm machen könnte. Das ginge z. B. mit KOI; werde es bei der nächsten Klausur mal vorschlagen. Danke für den Artikel!
Viel zu wenige Chefs nehmen des Thema Work Life Balance wirklich ernst und meinen, dass ein nebeneinander nicht möglich ist. Wie viele Mitarbeiter können einfach mal kurz von der Arbeit heim fahren, weil ihre Kinder früher von der Schule heim müssen und dafür am nächsten Tag länger bleiben??
Danke für den Artikel! Und auch die weiterführenden Links. Eure Software ist einmal ein Anfang in die richtige Richtung, um Privat- und Arbeitsleben in Einklang zu bekommen:) Ich denke damit wären Angestellte zufriedener und könnten noch bessere Arbeit leisten und damit wäre auch der Volkwirtschaft geholfen! Ich gebe meiner Vorkommentatorin recht, derzeit ist es wirklich schwer die Vorgesetzten von solchen Dingen zu überzeugen.
Beste Grüße,
Manni
Also ich bin Verantwortlicher für 20 Mitarbeiter in unserer Firma und muss sagen, dass ich immer versuche private Anliegen meiner Mitarbeiter mit ihrer Arbeit vereinbaren zu können. Oftmals ist es aber aufgrund der Auftragslage, Prioriät eines Falles, etc. nicht möglich einem Angestellten (kurzfristig) frei zu geben.
Also das Thema scheint ja großen Anklang Euch zu finden. Danke für das rege Feedback! Werden Euch demnächst mit mehr Info zu dem Thema versorgen.
Verwenden KOI in unserem Team (6 Mitglieder) zum delegieren und weiterreichen von Aufgaben. Ich selbst organisiere auch meine privaten Aufgaben damit, wenn auch nicht alle Teammember das tun, es funktioniert super! Go W-L-B
Habe vor Kurzem den Blog “Glücklich ohne Work-Life-Balance” gelesen. Darin schildert Ulrich Hemel die Nachteile dieser Strömung. Lesenswert!
Yeah that’s what I’m tlaking about baby–nice work!
Bleibt es bei der niedrigen Geburtenrate und der relativ geringen Erwerbstätigenquote von Frauen, werden unsere Unternehmen in absehbarer Zeit große Probleme bekommen, qualifizierte Arbeitskräfte zu rekrutieren aber auch, eine ausreichende Zahl von Kunden für ihre Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Diese neuen Realitäten in Verbindung mit den alten Wünschen nach Familie und Kindern werden dazu führen, dass in den nächsten Jahren deutlich mehr Impulse als bislang für eine Familienfreundlichkeit aus der Wirtschaft selbst kommen.
Super Artikel! Diese Art von Software sollte in jedem Betrieb eingesetzt werden, denn sie hilft Privat- und Arbeitsleben besser zu kombinieren. Wenn die Angestellten zufriedener sind dann bringen sie auch mehr Leistung und das kommt jedem zu Gute.
Heckuva good job. I sure appercitae it.