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Das Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI (www.koisolutions.com) zeigt, was die vier größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag sind und wie sie sich bekämpfen lassen:

1. E-Mail-Management

Einer der größten Zeitdiebe im Büroalltag sind E-Mails. Genauer gesagt: das ständige und unmittelbare Lesen und Bearbeiten von allen eingehenden E-Mails. Tatsächlich gibt es kaum etwas, was die Konzentration mehr stört. Es empfiehlt sich daher, das E-Mail-Postfach nicht ständig geöffnet zu haben. Vielmehr sollte man sich über den Tag verteilt drei bis vier Zeitblöcke von etwa 20 Minuten Länge einrichten, innerhalb derer man seine E-Mails liest und bearbeitet.

2. Komplizierte Ablagesysteme

In vielen Büros herrscht ein doppeltes Ablagesystem: Manche Dokumente werden  nur digital auf dem Server abgelegt, andere nur in Papierform. Wenn man dann auf der Suche nach einer bestimmten Information ist, kann dies schnell viel Zeit in Anspruch nehmen, da man sowohl auf dem Server als auch in den klassischen Aktenordnern nachsehen muss. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden, wenn man alle noch in Papierform vorliegenden Dokumente, also beispielsweise Briefe und Faxe, per Scan digitalisiert. Verwendet man dann eine Software mit einer medienübergreifenden Volltextsuche wie KOI, können die gesuchten Informationen innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.

3. Das Parkinsonsche Gesetz

In fast allen Büros gilt das Parkinsonsche Gesetz, demzufolge wir dazu neigen, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit immer auch aufzubrauchen. Damit geht jedoch zu viel Zeit auf unnötige Weise verloren. Hier hilft nur, die eigene Disziplin am Arbeitsplatz zu verbessern. Eine Möglichkeit besteht darin, sich jeden Morgen einen durchstrukturieren Tagesplan und eine To-Do-Liste zu erstellen, in der man den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuweist und dabei einschätzt, wie lange man für ihre Erledigung benötigt. Alle Tätigkeiten, die man in weniger als 15 Minuten erledigen kann, sollten dann sofort in Angriff genommen werden. So können anschließend allen andere anstehenden Aufgaben mit mehr Energie bearbeitet werden.

4. Doppelte Bearbeitung

In vielen Unternehmen werden Kundenanfragen von mehreren Personen bearbeitet. Peinliche Situationen entstehen dann, wenn ein Kunde auf eine Anfrage zwei Antworten bekommt – im schlimmsten Fall sogar unterschiedliche. Auch hier ist ein Zeitdieb am Werk, der dazu führt, das wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Unstimmigkeiten dieser Art lassen sich durch eine optimierte interne Kommunikation verhindern. Um Abstimmungen innerhalb des Unternehmens so unkompliziert wie möglich zu gestalten, empfehlen sich Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem wie KOI, mit denen man sich unkompliziert mit seinen Kollegen abstimmen und Aufgaben an sie delegieren kann.