Das Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI (www.koisolutions.com) zeigt, was die vier größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag sind und wie sie sich bekämpfen lassen:

1. E-Mail-Management

Einer der größten Zeitdiebe im Büroalltag sind E-Mails. Genauer gesagt: das ständige und unmittelbare Lesen und Bearbeiten von allen eingehenden E-Mails. Tatsächlich gibt es kaum etwas, was die Konzentration mehr stört. Es empfiehlt sich daher, das E-Mail-Postfach nicht ständig geöffnet zu haben. Vielmehr sollte man sich über den Tag verteilt drei bis vier Zeitblöcke von etwa 20 Minuten Länge einrichten, innerhalb derer man seine E-Mails liest und bearbeitet.

2. Komplizierte Ablagesysteme

In vielen Büros herrscht ein doppeltes Ablagesystem: Manche Dokumente werden  nur digital auf dem Server abgelegt, andere nur in Papierform. Wenn man dann auf der Suche nach einer bestimmten Information ist, kann dies schnell viel Zeit in Anspruch nehmen, da man sowohl auf dem Server als auch in den klassischen Aktenordnern nachsehen muss. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden, wenn man alle noch in Papierform vorliegenden Dokumente, also beispielsweise Briefe und Faxe, per Scan digitalisiert. Verwendet man dann eine Software mit einer medienübergreifenden Volltextsuche wie KOI, können die gesuchten Informationen innerhalb weniger Sekunden gefunden werden.

3. Das Parkinsonsche Gesetz

In fast allen Büros gilt das Parkinsonsche Gesetz, demzufolge wir dazu neigen, die für eine Arbeit zur Verfügung stehende Zeit immer auch aufzubrauchen. Damit geht jedoch zu viel Zeit auf unnötige Weise verloren. Hier hilft nur, die eigene Disziplin am Arbeitsplatz zu verbessern. Eine Möglichkeit besteht darin, sich jeden Morgen einen durchstrukturieren Tagesplan und eine To-Do-Liste zu erstellen, in der man den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuweist und dabei einschätzt, wie lange man für ihre Erledigung benötigt. Alle Tätigkeiten, die man in weniger als 15 Minuten erledigen kann, sollten dann sofort in Angriff genommen werden. So können anschließend allen andere anstehenden Aufgaben mit mehr Energie bearbeitet werden.

4. Doppelte Bearbeitung

In vielen Unternehmen werden Kundenanfragen von mehreren Personen bearbeitet. Peinliche Situationen entstehen dann, wenn ein Kunde auf eine Anfrage zwei Antworten bekommt – im schlimmsten Fall sogar unterschiedliche. Auch hier ist ein Zeitdieb am Werk, der dazu führt, das wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Unstimmigkeiten dieser Art lassen sich durch eine optimierte interne Kommunikation verhindern. Um Abstimmungen innerhalb des Unternehmens so unkompliziert wie möglich zu gestalten, empfehlen sich Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem wie KOI, mit denen man sich unkompliziert mit seinen Kollegen abstimmen und Aufgaben an sie delegieren kann.

Lannach/Österreich, XX. Oktober 2011

Auswertung der Umfrageergebnisse

Die Erhebung fand im Rahmen von Produktivitätsseminaren statt, im Zuge derer über 370 Arbeitnehmer zu ihren Arbeitsgewohnheiten befragt wurden. Dabei wurde zunächst die bisherige Arbeitsweise der Teilnehmer analysiert. Nach einer gemeinsamen Umsetzung der „Getting Thinks Done“-Methode (GTD) von Starautor David Allen konnten alle Teilnehmer anschießend einen Zeitgewinn von durchschnittlich 66 Minuten vorweisen.

Getting-Things-Done Methode

„Der Grundgedanke der GTD-Methode ist es, ein zuverlässiges System zu führen, mit dem man alle seine Aufgaben verwaltet. So belastet man sich nicht mit Gedanken über unerledigte Dinge, sondern bleibt maximal fokussiert“, so Göran Askeljung, Erfolgstrainer und CEO von immediate effects. In den Seminaren ging es insbesondere um die Optimierung von Arbeitsabläufen, des E-Mail-Managements und des Ablagesystems.

Schnelligkeit, Übersichtlichkeit und Aktualität

Dies sind genau die Aufgaben, zu denen auch die Software KOI Lösungen bereit hält. Dem GTD-Gedanken folgend zentralisiert das Tool alle Arbeitsprozesse in einem digitalen System und schafft so die Voraussetzung dafür, die persönliche Produktivität zu erhöhen. Schnelligkeit, Übersichtlichkeit und Aktualität bilden die Grundpfeiler der Anwendung, wobei die Alltagstauglichkeit oberstes Ziel ist.

„Wir haben KOI mit dem Ziel entwickelt, den >Getting-Things-Done<-Gedanken auf eine Software zu übertragen“, erklärt Michael Stark, Gründer und Geschäftsführer von KOI. „Denn wie auch unsere Umfrage beweist, kann man mit einfachen Mitteln seine Arbeit effizienter gestalten. Und genau darum geht es uns: den Alltag unserer Nutzer zu erleichtern.“

Über immediate effects: immediate effects (www.immediate-effects.com) ist Anbieter von produktivitätssteigernden Seminaren, die zu messbaren und nachhaltigen Erfolgen und Verbesserungen in Ihrem Unternehmen führen. ProWork® ist „das neue Selbstmanagement“; nach David Allens Getting Things Done Methode aufgebaut. In vielen praktischen Beispielen, Übungen und Workshop Aktivitäten eignen sich die Teilnehmer neue Gewohnheiten an, um Ihren Tagesablauf optimal zu organisieren und den notwendigen Durchblick zu bewahren. ProWork Seminare von immediate effects haben zahlreichen Mitarbeitern in Unternehmen wie Z.B. RBI, Zürich, Atlas Copco, SAP, OeNB u.v.a. geholfen, Ihre Leistung zu steigern und Stress zu reduzieren.

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Ein neues Ablagesystem, papierloses Büro, Emailmanagement: Die Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu optimieren, sind vielfältig. Für viele Unternehmen sind sie von großer Wichtigkeit – und mitunter sehr teuer: langwierige Schulungen, Seminare und externe Trainer kosten Zeit und Geld.

• intuitive Bedienung ist Voraussetzung für Alltagstauglichkeit von IT
• Computer bieten großes Einsparpotenzial im Zeitmanagement
• mit der Cloud-Technologie kann auch von unterwegs aus gearbeitet werden

Ein Großteil europäischer Arbeitnehmer arbeitet am Computer. Wie insbesondere bei der Bildschirmarbeit wertvolle Zeit eingespart und effizient nutzbar gemacht werden kann, haben sich deshalb bereits viele Softwareentwickler gefragt. Mit Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystemen konnte eine günstige und schnell einsetzbare Antwort gefunden werden.Dabei gehen die verschiedenen Anbieter durchaus unterschiedliche Wege. So gibt es Lösungen für das iPhone, das iPad oder Android-Smartphones, andere spezialisieren sich auf die Arbeit am Desktop und bieten Lösungen für den Windows-PC und Mac an. Eine dritte Alternative stellen Web Apps dar, die den Vorteil bieten, von jedem Endgerät aus genutzt zu werden. Doch hat jede dieser Optionen seine Nachteile. So gibt es bei der letztgenannten Webapplikation keine Möglichkeiten einer Tiefenintegration am jeweils benutzten Gerät, da das Programm über den Standardbrowser aufgerufen wird. Tiefenintegration bedeutet, die spezifischen Vorteile der jeweiligen Hardware bestmöglich auszunutzen (so kann bspw. Drag&Drop von und zu Outlook nur auf einem Windows-PC genutzt werden, da es das Programm nur dort gibt).

One for All? KOI!

Eine Möglichkeit, alle Plattformen zu vereinen und dennoch auf jede einzeln einzugehen stellt Over-the-Air-Service dar. Damit wird für jedes Betriebssystem ein spezieller Client zur Verfügung gestellt, die Daten werden aber zentral auf einem Server gespeichert, verarbeitet und gesendet. Damit ist die funktionelle Nutzung der Ressourcen jedes Endgeräts gegeben, gleichzeitig ist man aber auch flexibel und nicht an eine einzelne Plattform gebunden.

KOI steht für Kommunikation, Organisation und Information und wurde vor allem für mittelständische Betriebe entwickelt. Mit der intuitiv bedienbaren Software können Projekte geplant, strukturiert und bearbeitet werden. Da auch Dokumente mit den Aufgaben zentral in der Cloud gespeichert werden, hat jeder Mitarbeiter stets Zugriff auf seine Daten. So lässt sich auch während Geschäftreisen oder von zu Hause aus gezielt weiterarbeiten – auf PC, MAC oder Smartphone.

Organisation auf der ganzen Linie: Work-Life-Balance

Ganz wichtig für die Nutzbarkeit einer Software ist es, sie privat und beruflich nutzen zu können. Haben die meisten Mitarbeiter zwar im Büro mit Outlook zu tun, organisieren sich doch die wenigsten privat damit. Das bedeutet, dass sie in der Freizeit ein zweites System für ihr Zeitmanagement nutzen. Diese Trennung bringt unweigerlich Überschneidungen, Doppelgleisigkeiten und andere Schwierigkeiten mit sich, die die Produktivität gravierend verringern.

Wie schön wäre es, am Arbeitsplatz schnell eine private Aufgabe eingeben zu können, um danach gleich wieder mit voller Konzentration bei der Arbeit zu sein. So wird man nicht den ganzen Tag von  Gedanken an private Erledigungen gegeißelt oder gerät gar in Versuchung diese sofort am Arbeitsplatz zu erledigen, um sie später nicht zu vergessen.

Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

„Immer mehr Arbeitgeber stehen unter erhöhtem Produktivitätszwang. Aber wie sie effizientere Arbeitsabläufe einführen und ihre Arbeitnehmer wirkungsvoll einsetzen können, wissen die wenigsten. Hier sind die Software-Anbieter gefragt,“ sagt  Michael Stark, Gründer und Geschäftsführer von KOISolutions. „Wir bieten mit KOI eine  Lösung, die im Bedarfsfall individuell erweiterbar ist und die binnen kürzester Zeit nachhaltige Prozessoptimierungen und effektive Strukturen schafft.“

Damit steht fest: Die Anschaffung einer Projekt- und Aufgabenplanung bringt Vorteile für beide Seiten. Sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber profitieren von der besseren Organisation!

Weitere Informationen

Hier noch einige weiterführende Links für interessierte Leser zum Thema “Work-Life-Balance”.

http://www.familieundberuf.at/f… – Studie der dt. Bundesministerien zum Thema

http://www.bmfsfj.de/Redakti… – Zusammenfassung der Studie zum Thema

http://www.sueddeutsche.de/ka… – Bericht der Süddeutschen

http://www.work-innovation.de/b… – Blog work.innovation zum Thema

http://www.zeit.de/20… – Zeit Online analysiert das Thema umfangreich

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Am 10.10.2010 startete KOI (damals noch unter dem Namen KOIblue) unter höchsten Datenschutzvorkehrungen in einem der sichersten Rechenzentren Österreichs (ISO 20.000 und ISA 402 Normen zertifiziert). Damals wie heute genießt der Schutz der Daten unserer Kunden für uns oberste Priorität. Mit der Wahl dieser überdurchschnittlichen Infrastruktur – im Hinblick auf andere Anbieter von Produktivitäts-Software – wollen wir unsere Stellung als professioneller Partner in Hinblick auf Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit unterstreichen.

Die KOIblue Beta Phase ist ein voller Erfolg. Wir erhalten viele erfreute Kundenmails und dürfen uns über mannigfaltige Produktfeedbacks und Verbesserungsvorschläge freuen! Mit einigen Anpassungen gelingt uns bald ein rundum gelungenes Produkt herzustellen, das den Gang zum Endkunden und den Vergleich zu Konkurrenzprodukten nicht zu scheuen braucht. Die Beta Phase endet am 30.06.2011. Als Dank für die Mithilfe bei der Entwicklung erhalten sämtliche registrierten User einen gratis Account für die Dauer von 3 Monaten geschenkt!

Auch nach der Beta Phase registrieren sich täglich neue User und bekommen eine offizielle Testzeit von 14 Tagen zur Verfügung gestellt. Fairness halber bekommen auch Sie eine kostenfreie Nutzung bis zum 31.10.2011 garantiert. Viele interessierte und überzeugte User sammeln sich im Laufe der Zeit in der KOI-Community an und steuern mit der Software erfolgreich ihr tägliches Zeitmanagement. Sie schätzen die vorrangigen Ziele von KOI Solutions, dem Benutzer kein oberflächliches, eingeschränktes Produkt, aber auch keine Bloatware (mit unzusammengehörigen Funktionen überladenes Programm) zur Verfügung zu stellen, sondern sich auf die Kernkompetenzen eines Produktivitäts-Tools zu konzentrieren und diese in höchstem Maß alltagstauglich zu gestalten.

KOI Kunden kommen voll auf ihre Rechnung

KOI Kunden sind aufgeklärte Konsumenten mit klaren Vorstellungen betreffend Qualtität und Leistung eines Produkts ihrer Wahl. Auf dieser Basis rekrutieren sich viele unserer Kunden aus der Ebene von Entscheidungsträgern, Produktverantwortlichen und anderer mitarbeiterführenden Posten und Menschen, die allgemein einen hohen Anspruch an die Qualität, der von ihnen verwendeten Dinge stellen.

Für all jene Menschen ist KOI mehr als nur eine Alternative, da es Möglichkeiten bietet, die auf diesem Gebiet konkurrenzlos sind. Zu nennen sind hier unter anderem

• die Integration der Clients am jeweiligen System (Drag&Drop von Dateien, Mail to Task, Sprachnotizen, Picture to Task,…)
• der methodologische Aufbau (der dem User ein funktionierendes System zur Verfügung stellt, mit Aufgaben und Verpflichtungen effektiv umzugehen)
• das DMS (Dokumente verwalten, an Projekte anhängen, Beschlagworten, etc.)
• viele andere einzigartige Features (von denen sie sich in einer gratis Testversion überzeugen können)

KOI Kunden wissen, was sie wollen und geben sich nicht mit weniger zufrieden. Sie wissen, dass Qualität einen Preis hat und sind auch bereit, diese Leistung anzuerkennen. In unserem Store können Sie sich für die Suiten KOI TASKS und KOI DOCS entscheiden.

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Wenn Sie einwilligen, eine Aufgabe zu übernehmen, geben Sie dann gleichzeitig ein Versprechen, bis wann Sie diese Aufgabe erledigen werden („was bis wann”)? Diese Praxis ist in der heutigen Geschäftswelt eine gängige Empfehlung. Erlauben Sie mir dennoch, Ihnen einen anderen Blickwinkel aufzuzeigen: Die Methode birgt große Nachteile und verschleiert einen viel besseren Weg.

Der vermeintliche Vorteil des routinemäßigen Anbietens oder der Frage nach dem „was bis wann“ ist ganz einfach:

• es steigert die Zuversicht der anderen, dass wir die übernommene Aufgabe tatsächlich erledigen werden,
• es animiert uns, bewusst eine Verpflichtung einzugehen, und
• es baut im Laufe der Zeit Vertrauen auf, indem wir anderen zeigen, dass wir unsere Verpflichtungen wirklich erfüllen.

Das klingt großartig, und zuweilen ist es das auch. Es ist weitaus besser als ein Arbeitsumfeld, in dem sich niemand auf den anderen verlassen kann, da jeder nur damit beschäftigt ist, das abzuarbeiten, was in einem bestimmten Moment ihre/seine größte Aufmerksamkeit fordert. Ich rate Ihnen zwar nicht, all Ihre „was bis wanns” Zusagen abzuschaffen und einen Schritt zurück zu machen in das unbewusste Chaos. Dennoch gibt es Zeiten, in denen die Realität all unsere ausgefeilten Pläne und bewusst eingegangenen Verpflichtungen mühelos über den Haufen wirft. Und selbst wenn wir es zeitweise schaffen sollten, den Launen der Realität Herr zu werden, führt die „was bis wann“ Methode einen erheblichen Aufwand und Risiken mit sich – und es gibt eine viel bessere Lösung!

Um mein Argument hinsichtlich des Aufwands und der Risiken zu untermauern, gebe ich Ihnen ein Beispiel: Angenommen, ich bin in einem Meeting und willige ein, eine bestimmte Aufgabe zu übernehmen. Sie fragen mich, bis wann ich diese Aufgabe erledigen kann. Ich denke kurz darüber nach und sage dann: „Bis Donnerstag.“ Das stellt Sie zufrieden und zwischen uns ist eine Art provisorischer Vertrag zustande gekommen.

Als ich Ihnen meine „was bis wann” Antwort gab, habe ich eine Priorität festgelegt, die großen Einfluss auf alle weiteren Aufgaben auf meinem Arbeitsplan hat. Und dabei habe ich mir die anderen Aufgaben vorher nicht einmal angesehen. Ich bin völlig blind vorgegangen, ohne die Aufgaben zuvor auf ihre Priorität hin abzuwägen. Meine bewusste Verpflichtung bin ich also mit einer unbewussten Priorisierung eingegangen. Würde ich noch einen Schritt weitergehen, hätte ich dadurch sogar eine neue Gefahr heraufbeschworen: Dass ich letzten Endes an einer Aufgabe arbeiten werde, um eine – oftmals künstliche – Verpflichtung zu erfüllen, ungeachtet dessen, ob diese Aufgabe im Gesamtrahmen meiner Arbeit momentan für mich am wichtigsten ist oder nicht.

Wenn so viele „bis wanns” umherschwirren, kann es ganz leicht passieren, dass man den zahlreichen Verpflichtungen unbewusst hinterherrennt, statt vielmehr die Aufgabe auszuwählen und abzuarbeiten, die im Moment am wichtigsten ist. Denn nur weil Sie jemandem ein „bis dann“ Versprechen gegeben haben, macht es die Aufgabe nicht zu einer, die am schnellsten erledigt werden muss. Bisweilen ist es sogar sinnvoller, eine Verpflichtung abzusagen, um sich einer viel wichtigeren Aufgabe zuzuwenden, die Sie nicht vorhergesehen hatten, als Sie die Verpflichtung eingegangen sind.

Dieses Problem können Sie natürlich bewältigen, indem Sie die Erwartungen herunterschrauben, aber das steht auf einem anderen Blatt und es ist aufwändiger, ein „bis wann“ Versprechen zu geben, da es eine gewisse Unnachgiebigkeit mit sich bringt und einen konstanten Arbeitsaufwand erfordert. Eine weitere Heimtücke ist ein bedrohlich auftauchendes „bis wann“: Es ist ein zusätzlicher psychischer Stressfaktor und es verleitet dazu, uns im „sollte“ zu verfangen – womit wir gegen die Realität ankämpfen. Manchmal versuchen wir, dem Tag mehr Stunden hinzu zu mogeln, um den Stress des „bis wann“ in den Griff zu bekommen. Dies geschieht jedoch meist zu Lasten unserer Erholungszeit, was enorm anstrengend und unhaltbar sein kann und zuletzt bis zu Burn-Out führen kann!

Anhand der „was bis wann” Methode stellen wir fest, dass die Realität scheinbar viel vorhersehbarer und kontrollierbarer ist, und das ist eine der bequemsten Täuschungen, der wir Menschen unterliegen. Genau dieses Prognostizieren und Kontrollieren, das Vertrauen schafft, führt andere in die Irre, sodass sie sich ebenfalls sicher fühlen und sich darauf ausruhen. Das funktioniert zumindest bis zu einem gewissen Punkt – es schafft Vertrauen. Selbst wenn dieses Vertrauen auf einem furchtbar wackeligen Fundament steht, ist es immer noch besser als unbewusstes Chaos. Vergessen Sie bitte nicht: Ich rate Ihnen nicht, all Ihre „was bis wann” Verpflichtungen über den Haufen zu werfen! Zumindest nicht, bis Sie eine effektivere Methode für sich gefunden haben.

Was kann also die Illusion von Kontrolle ersetzten, die wir anderen durch unser „bis wann“ Verhalten geben? Zuerst einmal benötigen wir eine gute Methode, um unser Leben und unsere Arbeit zu organisieren; eine Methode, die es uns ermöglicht, alles so zuverlässig wie möglich zu erledigen und uns stets bewusst zu sein, dass wir zu jeder Zeit die jeweils wichtigste Aufgabe erledigen – vollkommen bewusst und ohne Kontrollverlust. David Allens Getting Things Done® (GTD®) Methode ist bei weitem der beste Ansatz, den ich für die persönliche Ebene gefunden habe. Darüber hinaus existieren auch Methoden für die Team-Ebene, z.B. die Agile Project Management Methoden, die sich in der Softwarebranche etabliert haben.

Sobald Sie sich Systeme erarbeitet haben, die einen bewussten Arbeitsfluss unterstützen, können Sie damit beginnen, Vertrauen aufzubauen, indem Sie anderen Transparenz und geerdete Prognosen (keine Versprechen) anbieten und einen Weg finden, Ihre Prioritäten richtig zu setzen. Statt anderen die Illusion der Vorhersagbarkeit anzubieten (während Sie Mühe haben, alles zu koordinieren), beziehen Sie sie zeitnah in Ihre Arbeitsprozesse ein und arbeiten Sie die wichtigste Aufgabe stets zuerst ab.

Wie sieht es also mit „bis wann” Versprechen gegenüber Kunden oder mit anderen externen Deadlines aus? Bisweilen sind Sie gezwungen, ein „bis wann” Versprechen zu machen und zu erfüllen. Sie haben jedoch mehr davon, wenn Sie dies als Ausnahme statt als Regel betrachten. Und selbst wenn Ihnen das als normal und notwendig erscheint, gibt es meist zahlreiche andere Möglichkeiten. Als ich noch Geschäftsführer eines Softwareentwicklungsunternehmens war, sagte ich meinen Kunden folgendes: „Möchten Sie, dass ich Ihnen ein Abgabedatum nenne, von dem wir beide wissen, dass es eine Lüge ist und dass ich Sie kurz vor der Abgabe mit einer unerwarteten Änderung überrasche, der Sie dann ausgeliefert sind? Oder möchten Sie vielmehr, dass ich Ihnen so viel tägliche Transparenz und Kontrolle einräume, dass Sie mir nicht vertrauen müssen, weil Sie genau über den momentanen Stand und Fortschritt informiert sind und die Richtung des Projekts jederzeit beeinflussen können? Die meisten meiner Kunden entschieden sich für letzteres und ich hatte alle notwendigen organisatorischen Möglichkeiten, um dies zu unterstützen.

Was können Sie also tun, um Ihre „bis wann” Einstellung zu ändern? Machen Sie sich zuerst mit einem individuellen Organisationssystem wie ProWork® vertraut, das auf einer dynamischen Steuerung basiert. Dies ist die Voraussetzung, um ohne großen Aufwand in Hinblick auf das Vertrauen und die Erfüllung der Verpflichtung über das „was bis wann” hinauszukommen.

Zweitens: Behalten Sie stets den Aufwand im Blick, wenn Sie ein „bis wann“ Versprechen machen, denn Sie setzen sozusagen eine Priorität im Dunkeln; Sie versuchen, eine Aufgabe abzuarbeiten, die keine oberste Priorität hat und zwingen sich in einen stressigen Prognose-und-Kontrolle Prozess, um Ihr Versprechen halten zu können. Räumen Sie dem „was bis wann“ so viel Aufmerksamkeit ein, wie Sie für nötig und wichtig erachten und ersetzen Sie die „was bis wann“ Methode wann immer es möglich ist, indem Sie Ihren Kunden mehr Transparenz und Einflussnahme einräumen.

Und schließlich: Versuchen Sie, dies mit Hilfe von Methoden wie ProWork® auf der Team- und Organisationsebene umzusetzen, um Ihr Unternehmen von der Abhängigkeit der Prognose & Kontrolle zu entwöhnen und sich mittels Sense & Response mühelos der Realität zu stellen.

Über den Gastkommentator Göran Askeljung:

Der Produktivitäts-Coach und Gründer von  immediate effects-Austria führt selbst einen Blog und hält ständig Seminare zum Thema Zeitmanagement, effizientem Arbeiten und Selbstorganisation ab.

Herr Askeljung wurde 1967 in Schweden geboren. Er lebt, mit Ausnahme von kürzeren Engagements im Ausland, seit 1990 in Österreich. Er ist verheiratet und hat zwei Töchter.

Er ist Vorstandsmitglied in der Schwedischen Handelskammer in Österreich, Gründer und Member of the Advisory Board von eBlizz, Inc. in Santa Monica, CA. und Mitglied des Österreichischen Normungsinstituts und in der Wirtschaftsforum der Führungskräfte (WdF, Austrian Managers Association). Herr Askeljung ist auch Mitglied des schwedischen Vereins zur Förderung von Corporate Governance (Styrelseledamoten).

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Hier nun eine Liste der Blogs, die wir häufig besuchen und die unserer Meinung nach wirklich lesenswert sind. Wir haben die Liste in deutsch- und englischsprachig aufgeteilt, da es sehr stark frequentierte und bekannte Weblogs aus dem angloamerikanischen Raum gibt, welche dem Leser bereits bekannt sein dürften. Dagegen gibt es viele (noch) unbekannte deutschsprachige, die deshalb nicht minder informativ sind!

Deutsche Blogs:

englische Blogs:

Ziemlich viel zu lesen, meinen Sie? Naja, Sie können ja immer wieder mal reinschauen, wenn Sie ein bisschen Zeit haben;) Wie Sie die am einfachsten gewinnen, erfahren Sie natürlich weiterhin hier bei uns!

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Multitasking vermeiden

In vielen Stellenausschreibungen wird Multitasking als Anforderung genannt, doch tatsächlich ist diese als so wichtig eingestufte Fähigkeit kontraproduktiv. Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn nur in geringem Umfang dazu fähig ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten*. Tatsächlich ist Multitasking unproduktiv, es führt zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress.

Wer effektiv arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration einer einzigen Aufgabe widmen, und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Aufgabe zuwenden. Denn genau das bedeutet Konzentration: seine gesamte Aufmerksamkeit auf eine Sache zu fokussieren.

Aufgaben schriftlich erfassen

Fixieren Sie Ihre Verpflichtungen schriftlich und bilden Sie Blöcke mit Aufgaben, die ähnliche Tätigkeiten in der Ausführung bedürfen. Das bringt gleich zwei Vorteile: erstens gibt es Ihnen die Sicherheit, dass Sie sich die eingeteilte Zeit nun ohne schlechtes Gewissen für die Erledigung der Aufgabe nehmen können und sich voll auf die Ausführung konzentrieren können. Zweitens können Leute, mit denen Sie ein gemeinsames System benutzen, sofort sehen ob Sie Zeit haben, oder gerade an der Arbeit sind.

Unangenehme und schwierige Aufgaben zuerst bearbeiten

Die Kunst, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden, ist ein Erfolgsfaktor und wird von jedem benötigt, ob Angestellter oder Führungskraft. Das Eisenhower-Prinzip*2 wurde genau für diesen Zweck entwickelt und bildet so die Grundlage für erfolgreiches Arbeiten. Fragen Sie sich selbst, welche Aufgaben wichtig oder unwichtig sind, und welche als dringend bzw. nicht dringend einzustufen sind. Wahrscheinlich hat jeder von uns einen inneren Schweinehund und tendiert ab und zu dazu, unangenehme Aufgaben vor sich her zu schieben – das Problem dabei besteht jedoch darin, dass genau diese Aufgaben häufig auch die wichtigsten sind.

Man sollte daher das, was einen am meisten zögern lässt, gleich zu Beginn des Tages erledigen. Anschließend fühlt man sich erleichtert, weil man das Schlimmste schon hinter sich hat und man kann sich ohne schlechtes Gewissen anderen Aufgaben widmen.

Perfektionismus vermeiden

Perfektionismus in allen Details hemmt. Gerade hier gilt: Man sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren und beurteilen, was wirklich dringend und wichtig ist. Bei einem internen Dokument, das nur zwei weitere Kollegen betrifft, ist beispielsweise eine optimale Textformatierung nicht notwendig.

Die 80/20-Regel nach Pareto besagt, dass wir mit 20% des Einsatzes 80% der Ergebnisse erzielen. Warum sich also diese Erkenntnis nicht zunutze machen und zeitraubende Detailarbeiten zugunsten von wirklich wichtigen Dingen weglassen?

Es gibt ein einfaches Mittel, um Perfektionismus einzudämmen: man sollte sich einfach bei jeder Aufgabe die Frage stellen, ob der Arbeitsaufwand in einer vernünftigen Relation zum Nutzen steht und dementsprechend seine Zeit einteilen – Die richtigen Dinge tun, anstatt Dinge bis ins letzte Detail richtig tun!

Ablenkungen minimieren

Nicht jedem Mitarbeiter wird es gelingen, seinen Chef davon zu überzeugen, dass man in Heimarbeit weniger abgelenkt und daher produktiver arbeiten kann. Daher braucht man einige Taktiken, die Störungen im Büro vermeiden. Telefonklingeln, Ablenkungen durch Kollegen, Direktnachrichten von Twitter oder Facebook, per Chat stellt der Kunde eine Anfrage und es kommen ständig neue E-Mails herein – all das hält uns von guter, fokussierter Arbeit ab.

Hier gibt es nur eine Lösung: Man muss sich Freiräume schaffen. Man muss nicht den gesamten Tag hindurch ständig unter Strom stehen, nur weil dauernd auf einem der unzähligen Kanäle eine neue Nachricht ankommt, auf die man sofort reagieren will. Informieren Sie Ihre Kollegen und schließen Sie die Bürotür, schalten Sie in den wichtigsten Situationen auch mal den Anrufbeantworter an und beenden Sie das E-Mail-Programm. Sie müssen Ihre E-Mails zwar nicht nur morgens und abends checken, obwohl auch das ein Weg wäre. Doch all die Produktivitätskiller einmal abzuschalten, wenn es darum geht, wichtige Arbeit zu erledigen, wird Ihnen eine neue Welt der Leistungsfähigkeit eröffnen!

To-Do-Liste

Es ist sinnvoll zu Beginn eines jeden neuen Tages eine Liste mit den zu erledigenden Dingen anzufertigen. Nehmen Sie sich hierfür ruhig eine viertel Stunde Zeit und überlegen Sie anhand des Pareto- und Eisenhower-Prinzips welche Aufgaben heute erledigt werden sollen.

Eine To-Do-Liste können Sie nicht nur für Tagesziele, sondern auch für Wochen-, Monats- und Jahresziele aufstellen. Versuchen Sie bei jeder Tagesliste ein paar Punkte Ihrer größeren Ziele abzuarbeiten.

Konzentration auf ein System

Mit intelligenten IT-Lösungen lassen sich viele Abläufe im Büro optimieren. Doch je mehr Software man nutzt, desto unübersichtlicher wird es. Daher ist es ratsam, nicht viele verschiedene Software-Programme zu nutzen, sondern sich auf ein System zu konzentrieren.

Fürs Büro empfiehlt sich eine einzige Software, mit der man all seine Dokumente und Aufgaben verwalten kann und mit der man zudem gemeinsam mit seinen Kollegen an seinen Projekten arbeiten kann. Die ist mit dem Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI möglich. Ein weiterer Vorteil von KOI: Die Software funktioniert auf Basis der Cloud-Technologie, daher kann man mit ihr überall und jederzeit auf seine Dokumente und Aufgaben zuzugreifen – egal, ob mit dem PC im Büro, dem MAC zu Hause oder dem iPhone oder einem Android Handy unterwegs. Erinnern Sie sich: das Ziel produktiv mit der eigenen Zeit umzugehen, ist nicht, noch mehr Zeit freizuschaufeln, um noch mehr Arbeit erledigen zu können, auch wenn das im Büro oft ein netter Seiteneffekt ist. Binden Sie Produktivität jedoch nicht nur an Ihren beruflichen Alltag, sondern machen Sie sie zu Ihrem persönlichen Lebensstil und genießen Sie die gewonnene Freizeit!

* http://news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html
*2 http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip

KOI bietet benutzerfreundliche Datenverwaltung für die Cloud

Jeder Geschäftsreisende weiß, wie viel Zeit das Reisen kostet – dabei ließe sich eine Zugfahrt oder das Warten am Flughafen auch produktiv nutzen, wenn man nur auf all seine Daten und Informationen zugreifen könnte. Diese sind jedoch häufig auf dem Arbeitsrechner hinterlegt, auf den man von unterwegs nicht zugreifen kann. Rein technisch ist dies mit der Cloud-Technologie möglich, doch häufig fehlt schlichtweg die richtige Software. Hier sind einfache und benutzerfreundliche IT-Lösungen gefragt, wie sie das Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystem KOI bietet.

Mit KOI können sämtliche Informationen eines Projekts in der Cloud zentral ablegt werden, so dass sie jederzeit verfügbar und abrufbar sind. Innerhalb des Systems können die Dateien dann auch bearbeitet werden. Als Task Management Software bietet KOI zudem die Möglichkeit, To Do-Listen zu erstellen und dadurch auch unterwegs immer einen Überblick über seine Aufgaben zu haben. Da auf Wunsch mehrere Personen auf KOI zugreifen können, lässt sich die Software optimal dazu nutzen, sich mit seinen Kollegen abzustimmen, Termine zu vereinbaren und Aufgaben an sie zu delegieren. So werden umständliche Abstimmungsprozesse vermieden und Arbeitsabläufe optimiert.

Aussen hui, innen pfui – Unter der Oberfläche schlummert das wahre Potential …

Die großen Vorteile von KOI liegen dort, wo andere Todo Programme Schwächen haben. So bieten manche wunderlichen Apps Nutzungsmöglichkeiten, die im Vergleich zu KOI weit geringer sind. Geht es bei Produktivitätssoftware wohl um leichte Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit, so reicht es dennoch nicht aus, wenn eine App nur mit einer schön designten Oberfläche glänzen kann. Manche Anbieter übersehen mit ihrer Tasksoftware, dass ihr Tool nicht alltagstauglich ist und dem Anwender keinen praktischen Nutzen bringt und gehen damit völlig an den Wünschen der Kunden vorbei. Solches gelingt nur mit durchschlagenden Funktionen, mit denen der Nutzer alle Lebensbereiche in nur einem System abdecken kann. Hierzu bedarf es der Möglichkeit, die eigene Art des Task Managements in dem Tool umsetzen zu können und damit individuellen Nutzungsmöglichkeiten Raum zu geben. Allzu schnell wird der User sonst in seinem Handlungsspielraum von der Software eingeengt und empfindet deren Benutzung bald als Belastung. Beispiele für solche Mängel sind unter anderem, wenn eine umständliche Synchronisation nur über W-Lan möglich ist, es die App nur am Handy gibt oder es nicht möglich ist eigene Dateien bei den Aufgaben anzuhängen. Ein Wechsel der Software ist von diesem Punkt an unumgänglich.  Erneute Einarbeitungszeit, teilweise sogar Datenverlust und jedenfalls umfangreiche Zeitinvestitionen sind nötig, um sich mit einer neuen Software auseinanderzusetzen.

Damit ist schnell klar – KOI will nicht die schönste, billigste oder meistverkaufte Software sein, sondern stellt den Anspruch professionell, umfangreich und von nachhaltigem Nutzen für seine Anwender zu sein! KOI ist also ein echter Geheimtipp für jene Anwender, die auch bei Software auf hochqualitative Arbeit und persönliches Service setzen, denn hier bekommt jeder Nutzer umfangreiche persönliche Unterstützung in sämtlichen Fragen.

Warum gehört Dokumentenmanagement zu jeder guten Task-List?

Echte Aufgabenplanung ist mehr als das Erstellen simpler Todo Listen, wie Einkaufslisten,  Packplänen für den Reisekoffer oder lediglich kurzer Notizen. Denn wenn daran geht, Projekte (also Erledigungen, die mehr als einen Handlungsschritt bedürfen) zu planen und festzulegen, benötigt man ein Programm, das diese Projektplanung effektiv unterstützt. Meist  ist ein Ausführen der geplanten Tätigkeit gar nicht möglich, wenn nicht die richtige Umgebung, gewisse Voraussetzungen gegeben und die richtigen Unterlagen ebenfalls zur Hand sind. KOI unterstützt Sie, indem es Ihnen die Mittel zur Hand gibt, um jede Aufgabe mittels Kontexten (wo kann die Aufgabe erledigt werden – im Büro, zu Hause, Unterwegs, etc.) zu definieren und bietet zahlreiche Optionen zur genauen Bestimmung der Aufgaben (Beschlagwortung, Fälligkeiten, Priorität, usw.). Sie können die benötigen Unterlagen direkt zur Aufgabe anhängen. Das ermöglicht Ihnen nicht nur die Übersicht über alle Aufgaben zu jeder Zeit und von jedem Ort, sondern gleich auch die Abarbeitung derselben! Und erst das ist der Fortschritt einer solchen Software; dass sie Sie in die Möglichkeiten versetzt, eine weit höhere Stufe an Produktivität und Effizienz zu (er-)leben!

Dabei spielt es keine Rolle, ob man PC, MAC, iPhone, iPad oder ein Android Handy benutzt, denn als Cloud-Software funktioniert KOI unabhängig vom Betriebssystem. Informationen, Einstellungen und Dokumente werden auf den verschiedenen Geräten automatisch ausgetauscht und synchronisiert.

Die Cloud-Technologie wird in Zukunft gewiss immer wichtiger für Anwender jeglicher Software werden. Schon in wenigen Jahren wird die Mehrheit aller Handys ein Smartphone sein, und man kann davon ausgehen, dass die Preise für die mobile Nutzung des Internets weiter sinken werden. Durch die Verbreitung der Cloud-Technologie wird sich auch die Art, wie wir arbeiten, verändern. Umso wichtiger, bereits jetzt auf Software zu setzen, die diese Technologie vollständig unterstützt und auch mit zukünftigen Weiterentwicklungen Referenzen setzen wird. Voraussetzung dazu ist schon heute eine benutzerfreundliche Software ohne komplizierte Synchronisierungen. Genau hier setzt KOI an. Ganz gleich, ob privat oder im Beruf: Mit KOI hat man in Sekundenschnelle seine Aufgaben, Termine und Dokumente im Griff – und das überall und zu jeder Zeit.

HIER KOI gratis downloaden und testen!

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Was ist Cloud – was bringt es mir?

„Cloud“ ist, vereinfachend ausgedrückt, der Server, auf dem die Aufgaben und Dokumente von KOI gespeichert werden. Cloud beinhaltet aber noch mehr und meint im Zusammenhang cloud computing, cloud service oder cloud sync verschiedene Einzelbereiche der Technik, Daten übers Internet zu senden, speichern, verarbeiten und bereitzustellen. Man kann sagen, dass dabei sowohl Rechenleistung, wie auch Speicherplatz nicht von Ihrem lokalen Computer benötigt werden, sondern von KOISolutions bereitgestellt werden (daher sehen Sie beim Öffnen von KOI immer die aktuelle Arbeitsliste, z. B. werden Sie auf überfällige Aufgaben automatisch in der Kategorie „Überfällig“ aufmerksam gemacht).

Wie helfen „Tags“ bei meiner täglichen Zeitplanung?

Tags geben Ihnen zusätzlich zu Kontext, Fälligkeit und Priorität die Möglichkeit, Aufgaben genauer zu bezeichnen und anschließend schneller zu finden. So kann es sein, dass Sie als Kontext bspw. @Büro angelegt haben, im Büro aber verschiedene Tätigkeiten unterteilen müssen. Dann belegen Sie die Aufgabe mit Kontext @Büro und Tag „Meeting“ bzw. „Anruf“, etc.  Umgekehrt kann es aber auch sein, dass Sie zu Hause sitzen und @Anrufe aufrufen. Nun sehen Sie alle zu führenden Telefonate, leider auch jene aus dem Büro. In einer Arbeitsliste mit den Filtern @zu Hause und Tag „Anrufe“ sind nur jene Telefongespräche zu sehen, die Sie sofort führen können. Ihnen bleibt hier natürlich viel Freiraum, Ihr eigenes perfektes System zu entwickeln, wie Sie Aufgaben am besten einteilen!

Wer kennt das befreiende Gefühl eines aufgeräumten E-Mail Einganges?

Aus vielen Mails ergeben sich Aufgaben (vielleicht ein Angebot zu stellen, einen Termin fixieren oder einfach nur auf die E-Mail zu antworten). Was liegt also näher, als das Postfach gleich mit der Aufgabenverwaltung zu verknüpfen? So bleiben E-Mails nicht mehr im Eingang liegen und Sie lesen sie nicht doppelt- und dreifach, nur um zu wissen, wieso sie noch da ist. Nach dem ersten Mal öffnen, wissen Sie was zu tun ist. Erstellen Sie sofort  per einfachem Drag & Drop eine Aufgabe daraus – Antworten, Angebot erstellen, … – und erleben Sie das befreiende Gefühl eines aufgeräumten E-Mail Eingangs!
Sie können Outlook Ordner in KOI einbinden, indem Sie im Planer/Finder rechtsklicken und „Neuer Ordner“ wählen. Die Kategorie gibt an, wo der Ordner erscheinen wird. Als Typ geben Sie Outlook Ordner an. Nachdem Sie Weiter gedrückt haben, können Sie den gewünschten Ordner auswählen (z. B. Eingang, Kalender, … ). Drücken Sie Fertigstellen und kehren Sie zurück zur Arbeitsliste. Nun klicken Sie im Planer/Finder den neu erstellten Ordner. Es kann sein, dass der Inhalt nicht angezeigt wird (unter Outlook 2010 muss der Ordner zweimal ausgelesen werden), dann wählen Sie in der Menüleiste Ansicht/Vorschau. Nun wird der Outlook Ordner in KOI korrekt angezeigt.

>> Wenn man zwei Stunden lang mit einem netten Mädchen zusammensitzt, meint man, es wäre eine Minute. Sitzt man jedoch eine Minute auf einem heissen Ofen, meint man, es wären zwei Stunden. Das ist Relativität. <<(Albert Einstein)

Die Zeit ist relativ. Um das zu festzustellen, muss man nicht Einstein sein, genauso wenig, um zu erkennen, dass effektives Zeitmanagement die Relation zu eigenen Gunsten verschieben kann. Ein paar kleine Helferlein zu kennen reicht schon aus, um den Alltag produktiver zu gestalten und mehr Freizeit genießen zu können!

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Da die bisherige Namensgebung, KOIlightblue für die kostenfreie Variante, und KOIblue mit demselben Funktionsumfang (jedoch für die Zeit nach der Betaphase gedacht), bei einigen Benutzern für Verwirrung gesorgt hatte, legt KOISolutions die zukünftige Produktpalette etwas einfacher aus: Wie von den mobilen Apps bereits bekannt, erscheint nun KOI TASKS auch als Desktop Variante für Windows und Mac. Damit ist klar – KOIlightblue und KOIblue wird es in Zukunft nicht mehr geben, der Service wird eingestellt.

Was geschieht mit den bisherigen gratis Accounts?

Alle bisherigen KOIblue bzw. KOIlightblue Accounts, die mit 01.07.2011 auslaufen, bekommen als Geschenk für Ihre Treue ein Dankeschön in Form einer gratis Nutzung von KOI DOCS für die Dauer von 3 Monaten.

Das ist eine einmalige Chance, um die Vorteile von Dokumentenverwaltung für sich zu entdecken und was das für die eigene Produktivität bedeuten kann! Um zu erfahren, welche Funktionen der neue Account für Sie bereithält besuchen Sie unsere KOI DOCS Seite.

Als weitere Draufgabe erhalten diese User einen besonderen Rabatt für die Zeit nach der Testzeit. Sie bekommen einen Gutschein, mit dem sie einen KOI DOCS Account zum Preis eines KOI TASKS Accounts erhalten!

Das kosten KOI TASKS und KOI DOCS.

Für alle neuen User, die sich bei KOISolutions registrieren, gilt ein Testzeitraum von 14 Tagen, während dem sie sich gratis von den Vorteilen von KOI TASKS und KOI DOCS überzeugen können. Danach läuft die Testversion aus.

Die jährlichen Kosten:

• KOI TASKS (reines Aufgabenmangement ohne Dokumentenverwaltung) : € 29.-/Jahr
• KOI DOCS (Dokumentenverwaltung inkl. Aufgabenmanagement): € 89.-/Jahr

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